أصبحت الأجهزة اللوحية أدواتاً أساسية في العمل اليومي. وسواء كانت تستخدم للأغراض المكتبية أو الميدانية، فإن هذه الأجهزة توفر مستوى عالٍ من المرونة والكفاءة.

ومن أجل إدارة هذه الأجهزة بشكل فعال، يصبح من الضروري أن يكون لدى المنظمات قائمة مفصلة تحتوي على معلومات دقيقة حول كل جهاز لوحي لديها، بما في ذلك الرقم التعريفي (IMEI أو الرقم التسلسلي)، تفاصيل الجهاز، وحالة الضمان، الاعتماد على هذه القائمة ضرورة استراتيجية لتعزيز سياسات السلامة الرقمية داخل المنظمة وتوفير معلومات أشمل حول الأجهزة المتوفرة لديها، و أن تكون القائمة على مبدأ الجدول الموضح في الصورة التالية، حيث يعرض معلومات مفصلة عن الأرقام التسلسلية وملاحظات حول كل جهاز.

وإنشاء مثل هذه القائمة يمكن بهذه الخطوات:

أولاً: جمع البيانات وذلك عن طريق التأكد من جميع الأرقام التسلسلية، وفي حال كان هناك برنامج إدارة وصول فيكون عن طريقه.
ثانياً: إنشاء الجداول باستخدام أحد البرامج مثل Excel أو Google sheets مما يسهل تعديلها والعمل عليها.
ثالثاً: التحديث المستمر  في حال دخول جهاز جديد أو تغيير في حالة الأجهزة.

 

إن هذه القائمة لها أدوار عدة تساهم في تحسين عمل المنظمة ومنها:

1. تعزيز إدارة الأصول

تُعتبر الأجهزة اللوحية جزءًا من أصول المنظمة، وإدارتها بشكل فعّال يتطلب تتبعًا دقيقًا لكل جهاز. حيث إن هذه القائمة توفر معرفة المعلومات التالية: 
1.1 تحديد الملكية: إمكانية معرفة الأجهزة التي تملكها المنظمة وتوزيعها على الأقسام أو الموظفين.
1.2 تجنب الفقدان: من خلال الرقم التعريفي الفريد لكل جهاز، يمكن تتبع الأجهزة بسهولة وتقليل مخاطر الفقدان أو السرقة أو حتى الاستبدال.
1.3 التخطيط المالي: تسهل إدارة الأصول تحديد الوقت المناسب لاستبدال الأجهزة القديمة وتخصيص ميزانيات الشراء.

2. تعزيز الأمن والحماية

الأجهزة اللوحية غالبًا ما تحتوي على بيانات حساسة تتعلق بحسابات العمل والمستفيدين وخطة العمل. ووجود قائمة مفصلة يساهم في:
2.1 حماية بيانات العمل.
2.2 الحماية من السرقة: الرقم التعريفي الفريد يساعد في تتبع الأجهزة المسروقة، وإبلاغ السلطات أو مزودي الخدمة لحظر الجهاز.
2.3 إدارة المخاطر: تمكن القائمة من تحديد الأجهزة المفقودة بسرعة واتخاذ الإجراءات اللازمة لحماية البيانات المخزنة عليها.

3. تحسين الصيانة وإدارة الضمان

تساهم القائمة المفصلة بشكل كبير في تحسين عمليات الصيانة والدعم الفني من خلال:
3.1 تتبع حالة الضمان: تحديد ما إذا كان الجهاز مؤهلاً للصيانة المجانية أو الاستبدال ضمن فترة الضمان.
3.2 جدولة الصيانة: تسهيل جدولة صيانة الأجهزة بناءً على تاريخ شرائها واستخدامها، مما يقلل من الأعطال المفاجئة.
3.3 توزيع أفضل للأجهزة: من خلال معرفة المواصفات الدقيقة لكل جهاز، يمكن توزيع الأجهزة بشكل يلبي احتياجات العمل.
3.4 إدارة الموارد: معرفة حالة الأجهزة تتيح استغلالها بكفاءة وتقليل الفاقد من الموارد.

 

أخيراً، تُعزز هذه القائمة إدارة الأصول، الأمن، الصيانة، وتحسين الكفاءة، مما يساهم في تحقيق أهداف المنظمة بشكل أكثر فعالية ويقلل من المخاطر المرتبطة بالأجهزة الرقمية بالنسبة لأية منظمة تتطلع إلى إدارة مواردها التكنولوجية بشكل أفضل.

 

 

المصدر: موقع سلامتك الإلكتروني